KOORDINASI PROGRAM FORUM PENGURANGAN RISIKO BENCANA
oleh: abdillah imron nasution

PENDAHULUAN

Dalam rangka memfasilitasi kesepakatan bersama untuk mewujudkan upaya pengurangan resiko bencana yang tepat, terkoordinasi dan berkelanjutan, Pemerintah Aceh  melalui Badan Penanggulangan Bencana Aceh (BPBA) yang juga didukung melalui UNDP telah membentuk Forum Pengurangan Resiko Bencana (FPRB) Aceh melalui Kongres I PRB pada 25 Nov 2011 yang melibatkan para pihak yang terlibat dalam upaya pengurangan risiko bencana.  Forum PRB Aceh tersebut telah mempunyai susunan Pengurus yang telah diformalisasi melalui SK Gubernur Aceh No. 360/60/2011 yang berorientasi untuk membantu pemerintah dalam memfasilitasi koordinasi dan proses pengambilan keputusan di antara pemangku kepentingan.

Implementasi-implementasi dalam bentuk program maupun kegiatan dilakukan secara terpadu, menyeluruh dan berkesinambungan membutuhkan dukungan kelembagaan yang kuat dan bertanggungjawab serta berakar dari masyarakat. Dukungan kelembagaan yang kuat, baru dapat terwujud bila keterwakilan dan peran serta masyarakat diakomodasi dalam pembentukan lembaga tersebut. Tiga komponen penting dalam kerangka kerja Pengurangan Risiko Bencana adalah pemerintah, swasta, dan masyarakat. Guna mengemban tugas tersebut maka haruslah dilakukan oleh lembaga dan organisasi yang kuat dari aspek manajerial dan sumberdaya. Sehubungan dengan hal itu Forum PRB di tingkat Provinsi Aceh akan membuat mekanisme koordinasi untuk meningkatkan kinerjanya dengan berbagai pemangku kepentingan untuk keberlanjutan dan kesuksesan aktivitas PRB. Karst Aceh mencoba untuk berbagi pengalaman dalam memfasilitasi pembentukan forum PRB di Aceh Tengah dan Bener Meriah yang telah terbentuk dan menjalankan rencana aksi komunitas yang didapatkan dari sebuah perencanaan yang partisipatif sebagai rencana kerja selama tiga tahun.

FORUM PENGURANGAN RISIKO BENCANA DI KABUPATEN ACEH TENGAH DAN KABUPATEN BENER MERIAH

Dasar Pembentukan

Berdasarkan definisinya, forum adalah organisasi atau wadah sekumpulan pemangku kepentingan untuk mencapai tujuan bersama dan menyelesaikan persoalan, berpegang dan berpedoman pada prinsip-prinsip, peraturan serta kerjasama yang disepakati elemen yang menjadi anggota forum. Forum Pengurangan Risiko Bencana yang dibentuk adalah wadah yang menyatukan elemen-elemen pemangku kepentingan yang bergerak dalam mendukung upaya-upaya pengurangan risiko bencana di wilayah Aceh Tengah dan Bener Meriah.

Upaya-upaya pengurangan risiko bencana di kedua wilayah kerja Karst Aceh sebagaimana yang diamanatkan oleh UNDP telah terangkum dalam Rencana Penanggulangan Bencana (RPB). Untuk selanjutnya RPB yang telah disusun tersebut membutuhkan implementasi sebagai wujud nyata. Implementasi ini, secara terpadu terakomodir sebagai Rencana Aksi Komunitas yang membutuhkan dukungan kelembagaan yang kuat dan bertanggungjawab serta berakar dari masyarakat. Untuk itu dibuatlah sebuah wadah yang memiliki kerangka konseptual pengurangan risiko bencana yang terdiri dari elemen-elemen yang dipandang mempunyai kemungkinan untuk mengurangi kerentanan dan risiko bencana di seluruh masyarakat serta meminimalkan dampak merugikan yang ditimbulkan bahaya spesifik daerah tersebut.

Rencana Aksi Komunitas disusun dengan membuat aksi berdasarkan kontrol terhadap aset yang dibutuhkan dalam mengisi gap (kesenjangan) yang ada dalam kapasitas masyarakat. Jadi, penyusunan Rencana Aksi Komunitas (RAK) secara otomatis merupakan rencana kerja forum.

Kenyataan bahwa dukungan kelembagaan yang kuat hanya dapat terwujud bila keterwakilan dan peran serta para pihak diakomodir dalam pembentukan lembaga tersebut. Aksi-aksi yang diperlukan menjadi sebuah rencana kerja yang terintegrasi dan melalui proses partisipatif untuk dimiliki oleh semua pihak.  Rencana Aksi Komunitas yang telah disusun di dua forum ini dirumuskan lagi ke dalam aktualisasi rencana kerja (workplan) dan rencana biaya (budget plan).

KOORDINASI PROGRAM

Koordinasi adalah hubungan yang terjadi antara bagian atau individu dalam forum maupun antara forum dengan pihak luar forum sebagai akibat penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing dalam mencapai tujuan. Dengan kata lain, koordinasi adalah salah satu bentuk hubungan kerja yang memiliki karakteristik khusus. Karakteristik itu adalah integrasi, sinkronisasi, dan keharmonisan.

Koordinasi dipandang penting agar forum dapat menciptakan efektifitas dan efisiensi dalam mewujudkan tujuannya. Sementara kerja sama yang akan teraktualkan dari koordinasi yang baik akan menciptakan kemudahan serta kelancaran pelaksanaan tugas karena adanya kesadaran bahwa setiap orang atau organisasi anggota forum perlu untuk mengembangkan semangat saling membantu. Sarana koordinasi yang telah Karst Aceh fasilitasi untuk forum di Aceh Tengah dan Bener Meriah ini dilakukan melalui kebijakan dan tata kelola.

Istilah tata kelola yang baik adalah ketika mekanisme yang ada didasarkan pada prinsip-prinsip transparansi, partisipasi, akuntabilitas, integritas, tanggap, efektifitas dan efisiensi, adil dan tunduk pada supremasi hukum. Tata kelola ini menggambarkan aturan main bagaimana di dalamnya dikelola. Bila prinsip-prinsip ini dikembangkan maka dapat diharapkan bahwa  koordinasi akan berlangsung secara efektif dan harmonis. Efektif berarti koordinasi program akan dilakukan menurut mekanisme dan prosedur yang tepat sesuai aturan, sedangkan secara harmonis dipahami sebagai terciptanya keselarasan hubungan dan kepentingan antar berbagai pihak di dalamnya. Di samping itu tata kelola koordinasi program yang baik menjamin kepercayaan dan berkurangnya praktek dugaan korupsi, didengarkannya pandangan kelompok minoritas dan diakomodirnya kepentingan kelompok yang paling rentan dalam pengambilan keputusan. Kebijakan yang pernah dibuat untuk mendukung koordinasi program forum di Aceh Tengah dan Bener Meriah antara lain: Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga, Peraturan, Pakta Integritas, Piagam Komitmen, Perjanjian Kerja Sama/ Kemitraan, dan Surat Keputusan. Sedangkan tata kelola yang dibuat antara lain mengenai keuangan (financial), pengadaan (procurement) dan administrasi umum.

KEMITRAAN SEBAGAI BAGIAN KOORDINASI PROGRAM

Hubungan kerjasama dengan mitra kerja yang beragam, termasuk pemerintah, masyarakat sipil, sektor swasta dan masyarakat donor internasional diatur dengan sistim kemitraan. Sistim ini secara aktual akan diatur dalam kebijakan dan tata kelola forum yang ditetapkan melalui Musyawarah Besar yang merupakan pengambilan keputusan tertinggi di forum. Penekanan yang diarahkan dalam pengaturan tata kelola ini adalah kegiatan-kegiatan kemitraan harus diaudit oleh pihak independen eksternal yang ditunjuk oleh majelis umum dan kemitraan memiliki unit monitoring dan evaluasi (M&E) yang harus dilibatkan mulai dari tahap awal perumusan. Prinsip M&E diterapkan secara internal maupun eksternal; secara internal untuk menjamin bahwa sumber daya forum telah menerapkan perencanaan yang akuntabel bagi pencapaian target dan secara eksternal untuk memastikan bahwa pihak ketiga telah secara menyeluruh memahami mengenai persyaratan dan parameter M&E untuk menjamin bahwa upaya-upaya dilakukan dengan ketaatan penuh pada kaidah-kaidah dan standar yang berlaku.

KESIMPULAN

1. Koordinasi program merupakan indikator penting dalam menciptakan efektifitas dan efisiensi forum pengurangan risiko bencana dalam mewujudkan tujuannya.
2. Berdasarkan prinsip-prinsipnya, koordinasi dapat dilaksanakan secara efektif yaitu mekanisme dan prosedur yang tepat sesuai aturan dan secara harmonis yaitu keselarasan hubungan dan kepentingan antar berbagai pihak di dalam forum.
3. Sarana koordinasi forum komunitas pengurangan risiko bencana di Aceh Tengah dan Bener Meriah melalui kebijakan dan tata kelola.
4. Hubungan kerjasama dengan mitra yang beragam diatur dengan sistim kemitraan yang ditetapkan dengan pengambilan keputusan tertinggi dan menekankan pada proses audit eksternal dan monitoring dan evaluasi yang dilakukan dengan ketaatan penuh pada kaidah-kaidah dan standar yang berlaku